解決策設計

【対象顧客】 小規模なWeb制作会社や受託開発会社で、 複数案件を同時に担当しているディレクターやプロジェクト担当者を想定しています。 【今回解決したい顧客課題】 案件情報の探索・確認・手動整理に手間がかかることです。 特に、 ・過去の決定事項を探す ・チャットをさかのぼる ・担当者本人に確認する ・会議後に決定事項を手動で整理する といった作業を減らしたいと考えています。 【その課題について確認できている事実】 仕事関係者8人に案件情報管理について話を聞きました。 その中で、 ・3人から、過去情報の探索や確認に関する不便の話が出た ・2人から、案件が増えると情報整理が大変という話が出た ・少なくとも1人は、会議後に決定事項をNotionへ手動で転記している ・1人は「今のやり方で特に困っていない」と話した ことは確認できています。 具体的な作業時間、 発生頻度、 金銭的損失、 納期や売上への影響は確認していません。 【まだ仮説だと思っている課題】 ・情報分散が主要原因である ・担当者ごとに管理方法が違うことが問題を大きくしている ・案件数が増えるほど探索や整理の負担が強くなる ・多くのWeb制作会社や受託開発会社に共通する課題である ・手動整理をなくしたい人が多い ・担当者依存を減らすニーズが強い ・顧客がお金を払ってでも解決したい課題である 【顧客が実現したいと考えている状態】 自分としては、 ・必要な案件情報を探し回らず確認できる ・過去の決定事項がすぐ分かる ・TODOや未決事項を把握できる ・担当者本人に聞かなくても状況が分かる ・会議後の整理作業を減らせる 状態が理想だと考えています。 ただし、 顧客全員がこの状態を求めていると確認できているわけではありません。 【顧客自身が言っている要望】 1人から、 「全部自動で整理してくれたら楽」 という話がありました。 別の1人から、 「検索したら案件の状況がすぐ分かるといい」 という話がありました。 ただし、 特定の商品やサービスを購入したいとは言われていません。 【現在使われている対処方法】 確認できている範囲では、 ・Notionに手動でまとめる ・スプレッドシートへ記録する ・議事録を見る ・チャットを検索する ・担当者本人に聞く といった方法があります。 【現在の方法で解決できていること】 ・情報を記録・整理できている ・議事録やチャットから過去情報を確認できる ・分からないことは担当者本人へ確認できる ・1人は今の方法で特に困っていない ・Notionを使っている人も、今の方法をやめたいとは言っていない 【現在の方法でも残っている問題】 ・過去情報を探す作業 ・チャットをさかのぼる作業 ・担当者への確認 ・会議後の手動転記 ・案件が増えたときの情報整理の大変さ が一部の顧客には残っています。 ただし、 最終的には解決できているが手間がかかるだけなのか、 現在の方法では解決できない問題なのかは分かっていません。 【解決策候補1】 メール、チャット、議事録などをAIが読み取り、 ・決定事項 ・TODO ・未決事項 ・担当者 ・期限 を案件ごとに自動整理するサービスです。 【解決策候補1で期待していること】 ・手動整理を減らせる ・過去情報を探す手間を減らせる ・案件状況を短時間で確認できる ・担当者本人への確認を減らせる ことを期待しています。 自分としては、 この案が一番良いのではないかと思っています。 【解決策候補2】 既存のNotionやスプレッドシートを使い続けながら、 案件ごとの記録ルールや入力フォーマットを統一する方法です。 【解決策候補2で期待していること】 ・情報の保存場所を整理できる ・担当者ごとの管理方法の違いを減らせる ・新しいシステムを導入しなくても改善できる 可能性があると考えています。 ただし、 手動入力自体は残ると思っています。 【解決策候補3】 案件情報を検索・質問できる機能だけを提供し、 自動で決定事項やTODOを整理する機能は持たせない方法です。 【解決策候補3で期待していること】 ・過去情報の検索を楽にできる ・候補1より仕組みを単純にできる ・顧客が今の管理方法を大きく変えずに使える可能性がある と考えています。 【各候補で顧客に必要になりそうなこと】 候補1: メール、チャット、議事録などの案件情報をサービスに渡す必要があると思っています。 候補2: 担当者が決められたルールで情報を記録し続ける必要があります。 候補3: 検索対象となる情報をサービスから参照できる状態にする必要があると思っています。 具体的な設定作業や導入工数は確認していません。 【各候補で不安に感じていること】 候補1: ・AIが誤った整理をする可能性 ・機密情報を扱うことへの不安 ・既存ツールとの接続が必要になる可能性 ・自動整理自体を顧客が本当に必要としているか不明 候補2: ・結局、手動入力が続く ・ルールを守らない担当者がいる可能性 ・既存の方法と大きく変わらず、価値を感じてもらえない可能性 候補3: ・検索だけでは根本的な負担を減らせない可能性 ・必要な情報自体が記録されていない場合は使えない可能性 ・自動整理を望む顧客には物足りない可能性 【実現するために必要だと考えているもの】 候補1: ・AIで情報を読み取る仕組み ・案件ごとの情報整理 ・メールやチャットなどから情報を取り込む方法 候補2: ・案件管理ルール ・記録フォーマット ・利用者への説明 候補3: ・案件情報を検索できる仕組み ・質問に対して関連情報を返す仕組み 詳細な技術仕様はまだ決めていません。 【現在ある制約】 ・開発は基本的に少人数で行う想定 ・大きな初期投資は避けたい ・顧客企業の機密情報を扱う可能性がある ・既存の業務方法を大きく変えると導入されにくいのではないかと考えている ・具体的な開発期間や予算上限はまだ決めていない 【確認済みの事実】 ・一部の顧客に情報探索、確認、手動整理の負担がある ・現在もNotion、スプレッドシート、議事録、チャット検索などが使われている ・1人から「全部自動で整理してくれたら楽」という発言があった ・1人から「検索したら案件状況がすぐ分かるといい」という発言があった ・現在の方法で特に困っていない人もいる ・顧客が候補1、2、3を比較した事実はない ・どの候補にも支払意思は確認していない ・各候補による実際の改善効果は確認していない 【まだ仮説だと思っていること】 ・候補1が最も顧客価値が高い ・AI自動整理によって探索や手動整理の負担を大きく減らせる ・候補2では十分な改善にならない ・候補3は候補1より価値が低い ・顧客は手動整理より自動整理を好む ・顧客は案件情報を外部サービスへ渡すことを許容する ・既存ツールとの連携が必要である ・検索だけより自動整理まである方が選ばれる ・候補1なら料金を支払ってもらえる ・候補1が技術的にも最も作る価値がある 【顧客ごとに意見が違うこと】 ・情報整理を面倒と感じる人がいる一方、今の方法で困っていない人もいる ・自動整理を望む発言をした人がいる一方、他の顧客も同じ要望かは分からない ・検索ですぐ確認したい人がいるが、自動整理まで必要かは分からない ・既存のNotionなどで十分と感じる人がいる可能性がある 【自分が特に期待している解決策】 候補1のAI自動整理サービスです。 自分自身も、 案件情報を手動で探したり整理したりするより、 AIが自動で整理した方が便利だと思っています。 できれば候補1を中心に進めたいです。 ただし、 自分がAIを使いたいだけになっていないかは不安です。 【特に判断したいこと】 ・今回本当に解決対象にすべき課題は何か ・「全部自動で整理してほしい」という発言を候補1支持と考えてよいか ・候補1、2、3はそれぞれどの課題に作用するのか ・候補1が候補2や候補3より優れていると言えるか ・自動整理は本当に必要なのか ・検索だけで十分な可能性はあるか ・既存ツールの運用改善だけでも解決できる可能性はあるか ・各候補で顧客にどんな負担が残るか ・何を確認すれば候補を絞れるか ・現時点でどの解決方向を検証対象として残すべきか

【今回解決する顧客課題】 想定顧客は、小規模なWeb制作会社・受託開発会社で、複数案件を担当するディレクターやプロジェクト担当者です。 今回の解決対象は、一部の顧客に確認されている以下の作業負担です。 - 過去の案件情報や決定事項を探す - チャットや議事録をさかのぼる - 案件状況を担当者本人へ確認する - 会議後に決定事項などを手動で転記・整理する - 案件が増えた際に情報を整理・確認する 現時点で確認できているのは、8人中3人から探索・確認の不便、2人から案件増加時の整理負担が語られ、少なくとも1人が会議後にNotionへ手動転記していることです。 一方で、以下は未確認です。 - 各作業の発生頻度と所要時間 - 現在の方法で最終的には解決できているのか、解決できない場合があるのか - 納期、売上、費用などへの影響 - 顧客が現在の方法を変更したいほど困っているか - 対象顧客全体に共通する課題か - 有料で解決したい課題か また、1人は現在の方法で特に困っていないと話しているため、すべての想定顧客に共通する課題とは判断できません。 --- 【解決後に実現したい状態】 今回目指しているのは、必要な案件情報へ現在より少ない探索・確認・整理作業で到達できる状態です。 具体的には、以下が想定されています。 - 必要な案件情報や過去の決定事項を探し回らず確認できる - チャットや議事録を長くさかのぼらずに済む - 案件状況を現在より少ない作業で把握できる - 担当者本人への確認が必要になる場面が減る - 会議後の手動整理・転記が減る - 案件が増えても情報を確認・整理しやすい - 必要に応じてTODOや未決事項、担当者、期限を把握できる ただし、TODOや未決事項などの把握を含め、これらすべてを顧客が共通して望んでいることは確認できていません。 また、解決後も次の作業は残る可能性があります。 - 案件情報を記録する - 情報の正しさや有効性を判断する - 曖昧な内容や記録されていない内容を関係者へ確認する - 認識違いや記録漏れを修正する - 機密情報の取り扱い範囲を判断する --- 【現在ある解決策候補】 ### 候補A：AIによる案件情報の自動整理 メール、チャット、議事録などをAIが読み取り、案件ごとに以下を整理する方向です。 - 決定事項 - TODO - 未決事項 - 担当者 - 期限 ### 候補B：既存ツールの記録ルール・入力フォーマットの統一 Notionやスプレッドシートを使い続けながら、保存場所、入力項目、記録方法、更新方法などを統一する方向です。 ### 候補C：案件情報の検索・質問機能 現在記録されている情報を検索したり、質問に対して関連情報を返したりする方向です。決定事項やTODOなどを自動整理することは含みません。 顧客がこの3候補を比較した事実はなく、いずれの候補にも利用意思・購入意思は確認されていません。 --- 【各候補が課題へ作用する考え方】 ### 候補A 人が複数の情報源を読み、決定事項などを転記・整理する作業をAIに置き換えることで、以下を減らそうとします。 - 会議後の手動転記 - 複数情報の読み合わせ - 決定事項などの整理 - 過去情報の探索 - 担当者への確認 手動整理そのものへ直接作用するのは候補Aです。 ### 候補B 情報の保存場所や記録形式を統一することで、後から必要な情報を確認しやすくしようとします。 主に作用するのは以下です。 - 担当者ごとの記録方法の違い - 保存場所や入力項目のばらつき - 記録形式の違いによる探しにくさ - 案件増加時の運用のばらつき ただし、現在の負担の主要原因が管理方法の不統一であることは未確認です。 ### 候補C 既に記録されている情報への到達方法を変えることで、以下を減らそうとします。 - チャットや議事録の遡及 - 情報源ごとの個別検索 - 過去の決定事項を探す作業 - 情報が見つからないことによる担当者への確認 候補Cは、情報の記録・整理そのものではなく、探索部分へ直接作用します。 --- 【各候補で確認できている価値】 3候補とも、導入による実際の改善効果は確認されていません。現時点で確認できているのは、各候補が作用する可能性を示す材料までです。 ### 候補A 確認できている材料は以下です。 - 少なくとも1人が、会議後に決定事項をNotionへ手動転記している - 1人から「全部自動で整理してくれたら楽」という発言があった - 一部の顧客に探索・確認・手動整理の負担がある この発言は自動整理への関心を示しますが、候補Aの仕様、精度、導入条件、料金を含めた支持ではありません。 ### 候補B 確認できている材料は以下です。 - Notionやスプレッドシートが現在も利用されている - 現在のツールで情報の記録・整理自体は行われている - 新しいシステムを前提とせず、既存ツールを使い続けられる可能性がある ただし、記録ルールを統一すれば負担が減ることは確認されていません。 ### 候補C 確認できている材料は以下です。 - 一部の顧客がチャット検索や議事録確認を行っている - 過去情報の探索・確認に不便を感じている人がいる - 1人から「検索したら案件の状況がすぐ分かるといい」という発言があった この発言は検索による状況把握への関心を示しますが、候補Cの利用意思や購入意思ではありません。 --- 【各候補でまだ未確認の効果】 ### 候補A - 手動転記や整理がどの程度減るか - 探索時間や担当者への確認が減るか - 決定事項、TODOなどを実務で利用できる精度で整理できるか - 結果確認や修正を含めても総負担が減るか - 原文確認をせずに整理結果を利用できるか - 案件数が増えても効果が維持されるか - 候補B・Cより高い価値を感じてもらえるか ### 候補B - 記録方法や保存場所の違いが実際の主要原因か - 統一によって探索や担当者確認が減るか - 手動入力が残っても改善価値を感じてもらえるか - 担当者がルールを継続して守れるか - 案件数が増えても運用を維持できるか - 候補A・Cより適している顧客がいるか ### 候補C - 検索だけで主要な課題を十分に軽減できるか - 検索結果から案件状況を短時間で判断できるか - 原文の読み比べや担当者への確認が減るか - 既存ツールの検索機能より価値があるか - 手動整理が残っても利用価値を感じてもらえるか - 候補A・Bより適している顧客がいるか 3候補とも、支払意思と継続利用の可能性は未確認です。 --- 【各候補の顧客負担】 ### 候補A 想定される負担は以下です。 - メール、チャット、議事録などを参照可能にする - 必要に応じて接続・権限設定を行う - AIの整理結果を確認する - 誤りや抜けを修正する - 曖昧な内容や記録されていない情報を担当者へ確認する - 機密情報を外部サービスへ渡せるか判断する - 既存ツールと併用する場合、二重管理や再転記へ対応する可能性がある 具体的な作業量と導入工数は未確認です。 ### 候補B 想定される負担は以下です。 - 共通ルールと入力フォーマットを理解する - 決められた形式で手動入力・更新を続ける - 入力漏れや更新漏れを確認する - ルールを守らない担当者へ対応する - 新規参加者へルールを説明する - ルールやフォーマットを維持する - 統一後もNotionやスプレッドシートから情報を探す 手動入力と継続的な運用負担は残ります。 ### 候補C 想定される負担は以下です。 - 検索対象となる情報を参照可能にする - 必要な都度、検索や質問を行う - 検索結果や回答を読んで状況を判断する - 必要に応じて根拠となる原文を確認する - 情報の矛盾や曖昧さを判断する - 会議後の記録や転記を継続する - 検索で分からない場合は担当者へ確認する 候補Cでは探索負担を減らす可能性がありますが、記録・整理作業は基本的に残ります。 --- 【各候補が成立するための条件】 ### 候補A - 必要な情報がメール、チャット、議事録などに記録されている - 対象情報をサービスから参照できる - 情報を正しい案件へ分類できる - 整理結果が実務上利用できる精度である - 結果確認・修正を含めても現在より総負担が小さい - 顧客が機密情報の取り扱いと情報参照を許容する - 自動整理によって減らせる負担を顧客が重要だと感じている - 顧客が導入や業務方法の変更を受け入れる ### 候補B - 記録方法や保存場所の不統一が、現在の負担の原因になっている - 必要な情報を共通フォーマットで表現できる - 担当者がルールに合意し、継続して入力・更新する - 記録・更新の責任を明確にできる - 統一後の探索負担の削減が、入力・運用負担を上回る - 手動入力が残ることを顧客が許容する ### 候補C - 顧客の主要な負担が、記録・整理よりも探索にある - 必要な情報の多くが既に記録されている - 対象情報をサービスから参照できる - 検索結果や回答から案件状況を判断できる - 根拠確認を含めても現在の探索より総負担が小さい - 手動整理が残ることを顧客が許容する - 顧客が機密情報の取り扱いと情報参照を許容する 3候補に共通して、顧客が現在の方法を変更する理由を持ち、導入・運用負担より得られる改善が大きいことが必要です。 --- 【各候補の主なリスク】 ### 候補A - 必要な情報が記録されておらず整理できない - AIの誤りや抜けにより、確認・修正負担が大きくなる - 原文確認が残り、総負担が減らない - 機密情報やアクセス権限の制約で情報を参照できない - 既存ツールとの併用で二重管理になる - 顧客の中心課題が自動整理ではなく、検索や運用不統一にある - 自動整理への関心があっても、実際の利用・支払いには至らない ### 候補B - 管理方法の不統一が主要原因ではない - 手動入力・更新が継続されない - 入力漏れを管理する新たな負担が増える - 担当者間でルールに合意できない - 手動転記を減らしたい顧客には改善が不十分になる - 現在の方法との差が小さく、価値を感じてもらえない ### 候補C - 必要な情報が記録されておらず回答できない - 検索結果を読み比べる負担が大きく残る - 情報の曖昧さや矛盾により、担当者確認を減らせない - 顧客の中心課題が探索ではなく手動整理にある - 既存ツールの検索機能との差を感じてもらえない - 機密情報やアクセス権限の制約で情報を参照できない - 手動整理が残るため、有料で使う価値がないと判断される --- 【候補間で比較できること】 現時点では、課題への作用点と、顧客側に残る負担を比較できます。 | 比較点 | 候補A：自動整理 | 候補B：運用統一 | 候補C：検索・質問 | |---|---|---|---| | 主な作用点 | 情報の整理・転記 | 情報の記録方法 | 記録済み情報への到達 | | 主に減らす対象 | 整理、転記、読み合わせ、探索 | 記録方法や保存場所のばらつき | 検索、遡及、情報探索 | | 手動入力 | 減る可能性があるが未確認 | 継続する | 基本的に継続する | | 手動整理 | 減る可能性がある | 継続する | 継続する | | 主な顧客負担 | 情報参照、結果確認・修正 | 入力、更新、ルール遵守 | 情報参照、検索、結果判断 | | 情報が未記録の場合 | 整理できない可能性 | 人が記録する必要がある | 検索できない | | 特に重要な条件 | 確認・修正を含めて総負担が減る | 不統一が原因で、運用を継続できる | 探索が主要課題で、情報が記録済み | | 固有の懸念 | 誤整理、機密情報、二重管理 | ルール不履行、手動作業継続 | 検索だけでは不足する可能性 | 候補Aの対象範囲が広いことや、AIを利用すること自体は、候補B・Cより優れている根拠にはなりません。 --- 【現時点では比較できないこと】 以下は、必要な事実が不足しているため比較できません。 - どの候補が最も顧客価値が高いか - どの候補が最も総負担を減らせるか - 自動整理が本当に必要か - 検索だけで十分か - 運用統一だけで十分か - 各候補で削減できる作業時間や作業量 - 各候補の導入・設定・継続運用負担 - AIの誤整理と、人による入力漏れのどちらが大きな問題になるか - 顧客がどの程度の誤りや残存作業を許容するか - 顧客が情報の外部参照を許容するか - 各候補への支払意思 - 技術面、費用面、事業面でどの候補を優先すべきか --- 【顧客に確認すべきこと】 ### 課題の大きさと発生条件 - 直近で案件情報を探した具体的な場面 - 何を探し、どの情報源を、どの順番で確認したか - 最終的に情報を見つけられたか - 探索、担当者確認、転記がどの程度発生するか - どの作業を最も減らしたいか - 案件数が増えたとき、具体的に何が大変になるか - 現在の方法を変えたいほど困っているか ### 原因と情報の状態 - 必要な情報がどこに記録されているか - 口頭や担当者の記憶にしかない情報があるか - 記録されていても探しにくいのか、そもそも記録されていないのか - 保存場所や記録方法が担当者ごとに異なるか - 担当者への確認が必要になる理由 - 手動転記を行う理由と、転記しなかった場合に起きること ### 解決方向への要求 - 検索で案件状況が分かれば十分か - 決定事項などを整理済みの状態で確認する必要があるか - 会議後の手動整理を減らすことが重要か - 共通ルールによる入力を続けられるか - AIの誤りや抜けをどの程度許容できるか - 人による確認・修正が残っても価値を感じるか ### 導入・利用条件 - メール、チャット、議事録を外部サービスから参照させられるか - 機密情報、アクセス権限、社内承認の条件 - 現在のNotionやスプレッドシートを残したいか - 業務方法や記録ルールを変更できるか - 導入や運用を誰が担当するか - 有料でも解決を検討する課題か - 購入判断者と利用者が誰か --- 【実際の利用で確認すべきこと】 ### 候補A - 情報を正しい案件へ分類できるか - 決定事項などを実務で使える形に整理できるか - 誤り・抜け・原文確認がどの程度発生するか - 結果確認・修正を含めて総負担が減るか - 手動転記や担当者への確認が実際に減るか - 整理結果が継続して利用されるか ### 候補B - 共通ルールで継続して入力・更新できるか - 入力漏れや更新漏れが発生するか - 統一された情報から案件状況を確認できるか - 探索や担当者への確認が減るか - 手動入力の負担を顧客が受け入れられるか - ルールが実際に継続されるか ### 候補C - 必要な情報を検索・質問によって見つけられるか - 回答から案件状況を判断できるか - 原文の読み比べや担当者確認がどの程度残るか - 回答できない原因が情報不足か検索品質か - 現在のチャット検索などより総負担が減るか - 必要な場面で継続して利用されるか 候補ごとに、導入時の作業と利用中に残る作業を含め、現在の方法より総負担が減ったかを確認する必要があります。 --- 【現時点で残せる解決方向】 現時点では、候補A・B・Cのすべてを検証対象として残せます。いずれかを除外できる根拠はありません。 - **候補A**は、会議後の転記・整理そのものが主要な負担であり、確認・修正を含めても総負担が減る場合に成立する可能性があります。 - **候補B**は、保存場所や記録方法の不統一が主要原因で、共通ルールを継続できる場合に成立する可能性があります。 - **候補C**は、必要な情報が既に記録されており、主要な負担が探索にある場合に成立する可能性があります。 必要な情報が記録されていない場合は、候補A・Cだけでは十分に解決できない可能性があります。 --- 【現時点では言えないこと】 - 候補Aが最適解である - 「全部自動で整理してくれたら楽」という発言が候補Aへの採用意思を示している - 「検索したら案件の状況がすぐ分かるといい」という発言が候補Cへの採用意思を示している - 自動整理が検索より優れている - 候補Bでは十分な改善にならない - 検索だけで十分である - 運用統一だけで解決できる - 対象顧客の多くが同じ課題を持っている - 顧客が外部サービスへの情報提供を許容する - いずれかの候補を実際に利用・継続する - いずれかの候補に料金を支払う - 技術的に実現できれば顧客課題も解決できる - 課題を軽減できれば、そのまま商品として成立する --- 【次の行動】 1. **直近の具体的な案件を基に、課題の大きさと主要な負担を確認する** 探索、チャット遡及、担当者確認、手動転記について、発生場面、頻度、所要時間、最終的に解決できたかを確認し、主要な負担が探索・整理・運用不統一のどこにあるかを特定する。 2. **実際の案件記録を確認し、必要情報の記録状態と参照条件を検証する** 決定事項、TODOなどがどこに記録されているか、未記録・曖昧・矛盾した情報がどの程度あるかを確認する。同時に、メール、チャット、議事録を候補A・Cから参照できるか、機密情報や権限上の制約を確認する。 3. **候補Bを実際の既存ツール上で試し、運用統一だけで改善する範囲を確認する** 共通ルールで記録・更新を継続できるか、入力負担や漏れがどの程度残るか、探索や担当者確認が減るかを確認する。 4. **同じ案件情報を使って候補Aと候補Cを試し、作用の違いを確認する** 候補Cで探索だけを改善した場合と、候補Aで自動整理まで行った場合について、得られる情報、原文確認、修正、手動転記、担当者確認を含めた総負担を比較する。 5. **実際の試行後に、変更受容性と支払意思を確認する** 各候補の効果と残存負担を体験した顧客に対し、現在の方法を変更して継続利用したいか、情報提供や運用変更を受け入れられるか、有料でも解決対象になるかを確認する。